Згідно з європейськими стандартами, електронна організація документів – важлива частина безпечної роботи підприємств. Вона передбачає створення цифрових копій для ключових паперових документів. Щоб ефективно організувати процес, треба знати основні правила, як зберігати електронні документи. Ми допоможемо дізнатися про них більше, а для консультації з оформлення документів доцільно звернутися до нашого фахівця.
Які документи варто мати в електронному вигляді?
Електронний документообіг передбачає зберігання на комп’ютері чи іншому пристрої таких документів:
- первинних паперів, за допомогою яких відбувається обчислення та сплата податків;
- файлів звітності для органів контролю;
- накладних, рахунків-фактур, актів, звітів та інших бухгалтерських документів в електронному вигляді;
- довідок, листів, специфікацій тощо.
Це стосується документів, потрібних для ефективної роботи підприємств (юридичних осіб). Однак не варто забувати про домашній архів документів особистого значення.
Основні особисті документи
Особисті електронні документи охоплюють цифрові копії паперового паспорта громадянина України чи ID-картки, водійського посвідчення, дипломів про вищу освіту та додатків до них, атестатів, медичних довідок тощо. Частина цієї документації доступна в цифрових реєстрах у «Дії».
Документи для подорожей і роботи
Електронні копії документів для подорожей і роботи охоплюють ті папери, які знадобляться для виїзду за кордон, працевлаштування. З-поміж них віза, біометричний закордонний паспорт, довідки ВПО, свідоцтва про народження, атестати, ID картка для дитини, дитячий закордонний паспорт тощо. Важливо пам’ятати, що для легалізації за кордоном скановані копії мають містити кваліфікований електронний підпис.
Як зберігати електронні документи – головні правила безпеки
Розібравшись, яку особисту та робочу документацію варто перевести в електронний формат, перейдімо до питання, як правильно зберігати документи. Щоб гарантувати цифрову безпеку вдома, на роботі, дотримуйтесь таких рекомендацій:
- використання надійно захищених платформ – хмарні сховища (Google Drive, Dropbox тощо), зовнішні жорсткі диски, флеш-накопичувачі й інші пристрої;
- проведення резервного копіювання файлів, щоб у випадку пошкодження цифрового носія не втратити електронні документи;
- застосування надійних паролів та двофакторної автентифікації – це сприятиме збереженню цифрових копій від посягання зловмисників.
Рекомендовано використовувати формати PDF, архіви WinRАR, які забезпечать комфортний доступ до збережених документів і надійне шифрування даних.
Як правильно зберігати документи – поради для користувачів
Аби документи в електронному вигляді завжди були під рукою, варто виконувати такі дії:
- зберігати копії у зручному захищеному форматі;
- робити інформацію доступною для відкриття та перегляду;
- мати інформацію про дату створення та походження документа;
- використовувати архіви RAR і ZIP для тривалого зберігання великих обсягів документації.
Бухгалтерські та фінансові документи, податкові звіти рекомендується зберігати на електронних носіях до десяти років. Деякі первинні документи, потрібні для податкових перевірок, краще завжди тримати в електронному вигляді, адже доступ до них може знадобитись у будь-який момент.
Якщо потрібна консультація щодо оформлення ID картки чи з інших питань, ви можете швидко отримати її онлайн від нашого експерта.
FAQ
Чи мають електронні документи таку ж юридичну силу, як паперові?
Якщо вони завірені кваліфікованим електронним підписом, то мають юридичну силу на рівні з паперовими версіями.
Як захистити електронні документи від втрати чи злому?
Треба використовувати безпечні хмарні сховища та пристрої, підбирати надійні паролі.
Чи можна використовувати копії документів із «Дії» за кордоном?
Документи з «Дії» мають юридичну силу в межах України, однак за кордоном прийняття таких документів залежить від вимог конкретної країни.
Де краще зберігати документи – у хмарі чи на пристрої?
Хмарне сховище є зручним, адже дає доступ до документів з різних гаджетів. Але краще комбінувати два способи, як зберігати електронні документи, – мати резервні копії і в хмарі, і на електронному носії.
Як відновити електронні документи, якщо телефон загублено?
Завдяки резервним копіям документів у хмарних сервісах ви можете увійти в свій обліковий запис на новому телефоні.
