Согласно европейским стандартам, электронная организация документов – важная часть безопасной работы предприятий. Она предполагает создание цифровых копий для ключевых бумажных документов. Чтобы эффективно организовать процесс, нужно знать основные правила как хранить электронные документы. Мы поможем узнать о них больше, а для консультации по оформлению документов целесообразно обратиться к нашему специалисту.
Какие документы следует иметь в электронном виде?
Электронный документооборот предполагает хранение на компьютере или другом устройстве следующих документов:
- первичных бумаг, с помощью которых производится исчисление и уплата налогов;
- файлов отчетности для органов контроля;
- накладных, счетов-фактур, актов, отчетов и других бухгалтерских документов в электронном виде;
- справок, писем, спецификаций и т.д.
Это касается документов, необходимых для эффективной работы предприятий (юридических лиц). Однако не стоит забывать о домашнем архиве документов личного значения.
Основные личные документы
Личные электронные документы охватывают цифровые копии бумажного паспорта гражданина Украины или ID-карты, водительского удостоверения, дипломов о высшем образовании и приложений к ним, аттестатов, медицинских справок. Часть этой документации доступна в цифровых реестрах в “Дії”.
Документы для путешествий и работы
Электронные копии документов для путешествий и работы охватывают бумаги, которые понадобятся для выезда за границу, трудоустройство. Среди них виза, биометрический загранпаспорт, справки ВПЛ, свидетельства о рождении, аттестаты, ID карта для ребенка, детский загранпаспорт и т.д. Важно помнить, что для легализации за рубежом сканированные копии должны содержать квалифицированную электронную подпись.
Как хранить электронные документы – главные правила безопасности
Разобравшись, какую личную и рабочую документацию следует перевести в электронный формат, перейдем к вопросу, как правильно хранить документы. Чтобы обеспечить цифровую безопасность дома, на работе, соблюдайте следующие рекомендации:
- использование надежно защищенных платформ – облачные хранилища (Google Drive, Dropbox и т.п.), внешние жесткие диски, флеш-накопители и другие устройства;
- проведение резервного копирования файлов, чтобы в случае повреждения цифрового носителя не потерять электронные документы;
- применение надежных паролей и двухфакторной аутентификации – это будет способствовать сохранению цифровых копий от посягательства на злоумышленников.
Рекомендуется использовать форматы PDF, архивы WinRAR, которые обеспечат комфортный доступ к сохраненным документам и надежное шифрование данных.
Как правильно хранить документы – советы для пользователей
Чтобы документы в электронном виде всегда были под рукой, следует выполнять следующие действия:
- хранить копии в удобном защищенном формате;
- делать информацию доступной для открытия и просмотра;
- иметь информацию о дате создания и происхождения документа;
- использовать архивы RAR и ZIP для продолжительного хранения больших объемов документации.
Бухгалтерские и финансовые документы, налоговые отчеты рекомендуется хранить на электронных носителях до десяти лет. Некоторые первичные документы, необходимые для налоговых проверок, лучше держать в электронном виде, ведь доступ к ним может понадобиться в любой момент.
Если требуется консультация по оформлению ID карты или по другим вопросам, вы можете быстро получить ее онлайн от нашего эксперта.
FAQ
Имеют ли электронные документы такую же юридическую силу, как бумажные?
Если они заверены квалифицированной электронной подписью, то имеют юридическую силу на уровне бумажных версий.
Как защитить электронные документы от потери или взлома?
Следует использовать безопасные облачные хранилища и устройства, подбирать надежные пароли.
Можно ли использовать копии документов из Действия за границей?
Документы «Действия» имеют юридическую силу в пределах Украины, однако за рубежом принятие таких документов зависит от требований конкретной страны.
Где лучше хранить документы – в облаке или на устройстве?
Облачное хранилище удобно, ведь дает доступ к документам из разных гаджетов. Но лучше комбинировать два способа, как хранить электронные документы – иметь резервные копии и в облаке, и на электронном носителе.
Как восстановить электронные документы, если телефон потерян?
Благодаря резервным копиям документов в облачных сервисах вы можете войти в свой аккаунт на новом телефоне.
