Копії документів – це версії оригінальних паперів, які мають однакову з ними юридичну силу за умови нотаріального завірення чи засвідчення уповноваженим органом. Щоб отримати документ, що дійсно працює, треба розуміти як завіряти копії документів згідно з українським законодавством. Це допоможе уникнути неправильних даних у паспорті й інших критичних помилок.
Хто має право завіряти копії документів?
Передусім потрібно розібратися з тим, хто може завірити копії документів. За статтею 75 Закону України «Про нотаріат», цією процедурою мають право займатись:
- державні чи приватні нотаріуси;
- уповноважені особи з органів місцевого самоврядування (у селах і селищах);
- посадові особи українських консульських установ (за кордоном).
За українським законодавством, нотаріус може зробити посвідчувальний напис від руки, надрукувати на папері чи скористатися виготовленим штампом. Ця послуга допоможе для оформлення документів, зміни даних у паспорті тощо.
Як правильно завіряти копії документів – коротка інструкція
Для відповіді, як правильно завірити копії документів для оформлення нового паспорта чи інших завдань, скористайтеся такою інструкцією:
- надання уповноваженій особі оригіналу документа для перевірки його автентичності, відсутності помилок в документах;
- проставлення позначки про завірення «Згідно з оригіналом» разом із посадою, підписом, прізвищем та ініціалами нотаріуса чи уповноваженої особи;
- очікування на отримання завіреного документа – від 10 хвилин до кількох днів.
Якщо при відновленні паспорта чи інших процедурах потрібно завірити багатосторінковий документ, тоді або ставлять позначку на кожній сторінці, або прошивають і нумерують сторінки. У другому випадку копію завіряють однією печаткою та підписом.
Коли завірення копій документів не потрібне?
Розбиратись, як завіряються копії документів, не доведеться в таких випадках:
- копії використовують для внутрішнього документообігу всередині компанії;
- подача до деяких органів контролю;
- надання виписки з документа;
- отримання уточнених персональних даних у цифровій версії в «Дії».
Потреба в нотаріальному завіренні копій визначається окремими установами. Вимоги можуть варіюватись, однак для судових і банківських документів, легалізації паперів за кордоном (додаткове проставлення апостиля) процедура є обов’язковою.
Як завірити копії документів для подання за кордон?
Особливості того, як завіряти копії документів для закордонного використання, охоплюють засвідчення нотаріусом або консульською установою. Якщо країна є підписантом Гаазької конвенції 1961 року, достатньо проставити штамп – апостиль.
При виправленні помилок у паспорті, попередньо треба подати оригінал нотаріусу, який його перевірить і засвідчить, або консульській установі. На нашій консультації ви можете детальніше дізнатися про оформлення документів за кордоном, подачу заяви на виправлення паспорта тощо.
Типові помилки при завіренні копій документів
Типові паспортні помилки при реєстрації та завіренні оригіналу можуть призвести до недійсності копії. У процедурі, як засвідчувати копії документів, часто роблять такі порушення:
- використовують інші формулювання замість єдино вірного «Згідно з оригіналом»;
- не проставляють дату засвідчення, підпис і ПІБ посадової особи, посаду, печатку;
- завіряють копію, зроблену з незасвідченої копії (за винятком випадків, коли оригінал було втрачено);
- завіряють не кожну сторінку в багатосторінковому документі.
Перш ніж засвідчити, потрібно дізнатись, як виправити паспортний документ, адже будь-які самостійні підчистки, виправлення, дописи роблять його неналежно оформленим.
FAQ
Чи потрібно завіряти копії документів перед оформленням паспорта чи довідки про несудимість?
Як вірно завіряти копії документів, можна дізнатися на онлайн консультації.
Де можна завірити копії документів, якщо це потрібно для подання за кордон?
Це можна зробити в нотаріусів або в українських консульських установах.
Чи приймають скановані копії документів без завірення?
Скановані копії документів не мають юридичної сили, за винятком випадків, коли нотаріальне завірення в принципі не вимагається установою.
Чи можна завірити копію документа з копії?
У питанні, як завіряти копії документів, використання копій замість оригіналу можливе. Для цього сама копія має бути нотаріально завіреною, з необхідними підписами та печатками на ній.
Чи має юридичну силу електронна копія документа?
Електронна копія документа з кваліфікованим електронним підписом має повну юридичну силу, таку ж як паперова версія.
