Впервые об электронном хранении документов украинцы узнали в 2003 году, когда был принят соответствующий закон. Однако сегодня оформление документов в цифровом виде практически полностью внедрено во всех отраслях, например, в сфере трудовых отношений или торговой деятельности. Но, например, оформление загранпаспорта происходит в бумажном формате. Узнаем, что такое бумажные и электронные документы, имеющие последнюю юридическую силу, и каковы преимущества у цифровой формы бумаг.
Что такое электронный документ
Бумажный документ – это оригинал на материальном носителе, утвержденный подписью вручную. Постоянно мы привыкли пользоваться бумагами в своей жизни и бизнесе. Но благодаря внедрению государством электронных версий мы получаем больше возможностей. Итак, разберем понятие «оцифрованный документ» поподробнее.
Электронные документы – это оцифрованные версии бумажных оригиналов, содержащие необходимую информацию с реквизитами: квалификационными подписями личности и печатями. При правильном оформлении юридическая сила электронного документа полностью сохраняется. Файл может обрабатываться, передаваться и изменяться через цифровые устройства, но доступ к нему имеют только уполномоченные органы и владелец. Наиболее распространенные виды электронных документов – заявления, отчеты, акты, договоры и т.д.
Основные отличия электронного и бумажного документа
Оформление документов в ЕС часто производится онлайн. Многие украинцы сталкиваются с этим, но не знают, как правильно действовать. Сравнение бумажного и электронного документа позволит правильно выбрать формат в зависимости от потребностей.
Чем отличается электронный документ от документа на бумаге:
- первый создается и хранится в цифровом формате; второй существует только в виде материального носителя;
- цифровой вариант заверен электронной подписью, а бумажный закреплен собственноручным автографом и печатью;
- электронные, в отличие от бумажной копии электронного документа, можно отправить мгновенно по электронной почте, мессенджерам или специальным коммуникационным системам;
- первый практически не может повредиться кроме возникновения технических сбоев в системе и удаления владельцем без создания резервной копии, а второй может порваться, его могут похитить или он может сгореть.
Следовательно, электронная копия бумажного документа полностью ему идентична по содержанию и правовой силе, но отличается формой существования, способом обработки, хранения и передачи. Тем не менее, обязательно в бумажном варианте должны быть оригиналы загранпаспортов, ID-карты, свидетельства о рождении, смерти, о браке. Их представляют в инстанции для оформления других документов или для проверки.
Электронные документы и электронный документооборот: преимущества использования
С получением бумажной копии документа возникает ряд неудобств, начиная с длительной обработки и заканчивая потерей и необходимостью обновления в соответствующей инстанции. Таких недостатков нет у цифровых файлов: они хранятся в электронном архиве или в специальных бухгалтерских программах, защищены двойной аутентификацией и вашей электронной подписью (КЭП).
Главные преимущества использования электронных файлов:
- быстрое создание, конвертация бумажного документа в электронный, редактирование, отправка;
- защита и безопасность электронных документов на носителе с помощью КЭП и двойной аутентификации;
- экономия бумаги и места в шкафу.
Другими словами, сканирование и оцифровка документов упрощает жизнь рядовых украинцев, а бизнесу предоставляет больше возможностей для развития. Сохранение в архиве с защитным механизмом гарантирует безопасность и нераспространение информации, а также предотвращает потерю документа.
Пути защиты электронных документов
Чтобы избежать несанкционированного доступа, блокирования или уничтожения важной информации, государством введены различные степени контроля доступа к электронным документам, в частности:
- сложные пароли для входа в систему;
- установление современных антивирусных программ;
- резервное копирование данных;
- КЭП и шифрование;
- ограничение доступа к важным файлам.
Итак, чтобы сохранить информацию в целостном виде и предоставлять доступ к личным данным только владельцу документа, компании внедряют многоуровневые системы защиты, подлежащие государственной сертификации.
FAQ-блок (вопросы – ответы)
Можно ли подписать электронный документ обычной подписью?
Нет. По сравнению с бумажным электронный документ утвержден квалифицированной подписью, которую можно получить в «Дії», банковском учреждении или ГНС.
Каково преимущество использования электронных документов по сравнению с бумажными?
Скорость обработки и передачи, удобство использования и безопасность.
Что такое электронная копия бумажного документа и для чего она нужна?
Это оцифрованный файл материального носителя с идентичными данными, защищенный КЭП и сохраненный под паролем. Юридическая значимость бумажных документов и их цифровых копий одинакова. Электронная версия необходима для быстрого поиска и обмена информацией между владельцем и контрагентами.
Как проверить подлинность электронного документа?
Подлинность можно проверить визуально (сверив даты, наличие подписи, изменений после подписания), сам КЭП проверяется специальным онлайн-сервисом.
Можно ли хранить все документы только в электронном виде?
Не все. Только если это разрешают правила законодательства в отношении документа. Точно можно – заявления, письма, акты, накладные. Желательно иметь оригинал трудовой книжки, особенно тех документов, которые первоначально были созданы на бумаге.
