Вперше про електронне зберігання документів українці дізналися у 2003 році, коли був ухвалений відповідний закон. Проте сьогодні оформлення документів у цифровому вигляді практично повністю запроваджено в усіх галузях, наприклад, у сфері трудових відносин чи в торговій діяльності. Але, наприклад оформлення закордонного паспорта відбувається в паперовому форматі. Дізнаємося, що таке паперові і електронні документи, чи має останній юридичну силу, і які переваги у цифрової форми паперів.
Що таке електронний документ
Паперовий документ – це оригінал на матеріальному носії, затверджений підписом вручну. Повсякчас ми звикли користуватися паперами у своєму житті та бізнесі. Але завдяки впровадженню державою електронних версій, ми отримуємо більше можливостей. Отже, розберемо поняття «оцифрований документ» детальніше.
Електронні документи – це оцифровані версії паперових оригіналів, які містять необхідну інформацію з реквізитами: кваліфікаційними підписами особи і печатками. За умови правильного оформлення юридична сила електронного документа повністю зберігається. Файл може оброблятися, передаватися та змінюватися через цифрові пристрої, але доступ до нього мають лише уповноважені органи та власник. Найпоширеніші види електронних документів – заяви, звіти, акти, договори тощо.
Основні відмінності електронного та паперового документа
Оформлення документів у ЄС часто відбувається онлайн. Багато українців стикаються з цим, але не знають як правильно діяти. Порівняння паперового та електронного документа дозволить правильно вибрати формат залежно від потреб.
Чим відрізняється електронний документ від документа на папері:
- перший створюється та зберігається у цифровому форматі, другий існує лише у вигляді матеріального носія;
- цифровий варіант засвідчений електронним підписом, а паперовий закріплений власноручним автографом і печаткою;
- електронні, на відміну від паперової копії електронного документа, можна надіслати миттєво через електронну пошту, месенджери чи спеціальні комунікаційні системи;
- перший практично не може пошкодитися, крім виникнення технічних збоїв в системі та видалення власником без створення резервної копії, а другий може порватися, його можуть викрасти або він може згоріти.
Отже, електронна копія паперового документа повністю йому ідентична за змістом і правовою силою, але відрізняється формою існування, способом обробки, зберігання та передачі. Тим не менш, обов’язково в паперовому варіанті повинні бути оригінали закордонних паспортів, ID-картки, свідоцтва про народження, смерть, про шлюб. Їх подають в інстанції для оформлення інших документів або для перевірки.
Електронні документи та електронний документообіг: переваги використання
З отриманням паперової копії документа виникає низка незручностей, починаючи з довготривалої обробки і закінчуючи втратою та необхідністю поновлення у відповідній інстанції. Таких недоліків не існує у цифрових файлів: вони зберігаються в електронному архіві або у спеціальних бухгалтерських програмах, захищені подвійною аутентифікацією та вашим електронним підписом (КЕП).
Головні переваги використання електронних файлів:
- швидке створення, конвертація паперового документа в електронний, редагування, надсилання;
- захист та безпека електронних документів на носії за допомогою КЕП та подвійної аутентифікації;
- економія паперу та місця у шафі.
Іншими словами, сканування та оцифрування документів спрощує життя пересічних українців, а бізнесу надає більше можливостей для розвитку. Збереження в архіві із захисним механізмом гарантує безпеку та нерозповсюдження інформації, а також запобігає втраті документу.
Шляхи захисту електронних документів
Щоб уникнути несанкціонованого доступу, блокування або знищення важливої інформації, державою запроваджені різні ступені контролю доступу до електронних документів, зокрема:
- складні паролі для входу в систему;
- встановлення сучасних антивірусних програм;
- резервне копіювання даних;
- КЕП та шифрування;
- обмеження доступу до важливих файлів.
Отже, щоб зберегти інформацію в цілісному вигляді та надавати доступ до особистих даних лише власнику документа, компанії впроваджують багаторівневі системи захисту, які підлягають державній сертифікації.
FAQ-блок (питання – відповіді)
Чи можна підписати електронний документ звичайним підписом?
Ні. Порівняно з паперовим електронний документ затверджений кваліфікованим підписом, який можна отримати в «Дії», банківській установі або в ДПС.
Яка перевага використання електронних документів у порівнянні з паперовими?
Швидкість обробки та передавання, зручність використання та безпека.
Що таке електронна копія паперового документа і навіщо вона потрібна?
Це оцифрований файл матеріального носія з ідентичними даними, захищений КЕП та збережений під паролем. Юридична значущість паперових документів та їх цифрових копій однакова. Електронна версія потрібна для швидкого пошуку та обміну інформацією між власником та контрагентами.
Як перевірити справжність електронного документа?
Справжність можна перевірити візуально (звіривши дати, наявність підпису, змін після підписання), сам КЕП перевіряється спеціальним онлайн-сервісом.
Чи можна зберігати всі документи тільки в електронному вигляді?
Не всі. Тільки якщо це дозволяють правила законодавства відносно документа. Точно можна – заяви, листи, акти, накладні. Бажано мати оригінал трудової книжки, а особливо тих документів, які спочатку були створені на папері.
